会計ソフトウェアの統合 - QuickBooks Desktop

DecoNetworkとQuickBooks Desktop（QBD）を統合することで、顧客、在庫、商品、取引データを簡単に同期させることができます。 統合が設定されると、DecoNetworkからの顧客記録、販売取引および注文書が自動的にQBDにインポートされ、手作業によるデータ入力の必要性がなくなり、手動プロセスの間違いの可能性が低減されます。

前提条件

• この機能を使用するには、管理者権限が必要です。
• QBD 2015以降を使用している必要があります。
• あなたのビジネスの会計処理の理解が強く勧められます。

このガイドでは、統合構成プロセスについて説明します。 開始する前に、QBDの監査機能と復元機能を理解しておくことをお勧めします。 これは誤った構成によってQBDに導入されたエラーをロールバックするのに役立ちます。特に、現存する会社のデータに接続するときに重要です。また、アカウンティング統合機能の仕組み、提供されるメリット、およびこの設定でサポートされる機能を理解するために、会計統合概要をお読みください。

DecoNetworkからQBDへの接続を設定する

QBDがコンピュータで実行されていることを確認してください。

1. 自身のDecoNetworkウェブサイトにログインします。
2. アドミン > レポートの順にクリックします。
3. 会計ソフトウェア統合を選択します。
4. QuickBooks Desktopボタンをクリックします。
   
   
5. QuickBooks Desktopとの統合をクリックします。
   
   
6. 「Connect to QuickBook Desktop」ページの指示に従って、接続を設定します。
   
   1. リンクをクリックすると、QuickBooks Web Connector Appダウンロードページに移動します。
      
      
   2. QuickBooks Web Connector Appをダウンロードしてインストールします。
   3. リンクをクリックして、DecoNetwork QuickBooks Web Connectorファイルをダウンロードします。
      
      
   4. QuickBooks Web Connectorアプリケーションを読み込みます。
   5. アプリケーションの追加ボタンをクリックします。
      
      
   6. ダウンロードしたDecoNetwork QuickBooks Web Connectorファイルを選択し、[開く]をクリックします。
      
      
   7. [OK]をクリックしてDecoNetworkアプリケーションを認証します。
      
      
   8. [はい、常に、QuickBooksが実行されていなくてもアクセスを許可する]オプションを選択し、[続行]をクリックします。
      
      
   9. [完了]をクリックしてアクセスを確認します。
      
      
   10. 初めてデータを同期する：
       

       あなたのウェブサイトを選択し、DecoNetworkのパスワードを入力し、選択項目の更新をクリックします。

       
       • QBDとDecoNetworkが接続をセットアップするようになりました
       • あなたのビジネスに合わせて接続を設定し、調整しなければなりません
       • リストを更新すると、DecoNetworkの構成ドロップダウンボックスの多くにQBDの最新データが入力されます
       • QBDには、DecoNetwork構成フィールドが正しく設定されるように変更された特定の構成オプションが必要な場合があります

DecoNetworkで動作するようにQuickBooks Desktopを設定する

DecoNetworkをQBDに接続する前に、シームレスな統合を可能にするために適切なマッピングを使用してQBDを構成する必要があります。 DecoNetworkがデータを同期できるように、QBDの次の設定をお勧めします。すでにQBDを使用している場合は、これらの設定の少なくとも一部が既に設定されている可能性があります。 いつものように、変更する必要のある設定項目を慎重に検討し、QBDプロフェッショナルからのアドバイスを求めてください。

DecoNetworkの顧客を作成する

DecoNetworkとQBDの統合を設定する場合、顧客を同期させるための3つのオプションがあります：

• アカウント所有者が注文ごとにQuickBooksで個々の顧客レコードを作成し、Deconetworkから他のすべての注文を単一の顧客レコードにインポートする
• QuickBooksで個々の顧客記録をすべての注文用に作成する
• Deconetworkからのすべての注文を単一の顧客記録にインポートする

オプション1または3を使用する場合は、DecoNetworkの一般的な顧客をQBDで作成する必要があります。これは、DecoNetworkで注文したすべての顧客をマッピングするために使用された顧客と同じです。

顧客を作成する

1. メインメニューから、Customer> Customer Centerを選択します。
2. Customer Centerメニューから、New Customer＆Job> New Customerを選択します。
3. 「新規顧客」ダイアログで、「DecoNetwork顧客」などの顧客名を入力します。.
4. OKをクリックします。

DecoNetworkクラスを作る

QBDでは、トランザクションに割り当てるクラスを作成できます。 これにより、ビジネスセグメント別の勘定残高を追跡することができます。

これはオプションですが、設定されている場合、クラスはDecoNetworkからのトランザクションにタグ付けします。これは、レポートの目的に適しています。

クラスを作成するには

1. メインメニューから、Lists> Class Listを選択します。
2. クラスリストダイアログから、Class>Newを選択します。
3. 「新規クラス」ダイアログで、「DecoNetwork」などのクラス名を入力します。
4. OKをクリックします。

オーダー明細のマッピングを設定する

DecoNetworkの各注文明細は、QBDの項目にマップする必要があります。 デコネットワークで提供するすべてのサービス、追加料金、クレジットアイテムについて、マッピングする必要があります。

商品では、QBD内の単一の汎用品目（販売など）を使用して商品を記録することができます。 1つのアイテムを使用する場合は、QBDで在庫アイテムまたは非在庫アイテムを手動で作成する必要があります。 このアイテムは、DecoNetworkで販売されているすべての商品のマップに使用されるアイテムと同じアイテムになります。

同じ商品を使用して商品販売を記録しない場合、システムはDecoNetworkからQBDへの個々の商品を自動的に同期します。

サービス、追加料金、クレジットアイテムでは、マッピングを個別に指定する必要があります。 ただし、これらをいくつかの項目にまとめたり、必要に応じて単一の項目にまとめることもできます。 あなたが選択した場合、商品に使用するものと同じアイテムを使用することができます。 それ以外の場合は、QBDに次の項目のマッピングに使用するアイテムを作成します。

• 出荷アイテム
• ギフト券商品
• ラッシュ注文手数料アイテム
• デジタル化手数料アイテム
• アートワーク料金アイテム
• スクリーンセッティング料金項目
• 追加料金アイテム
• フリーフォームアイテム
• 注文割引商品
• クーポン割引商品
• 注文クレジットアイテム
• 税調整項目

アイテムを作成する

1. メインメニューから、Inventory> Item Listの順に選択します。
2. アイテムリストダイアログで、Item> Newを選択します。
3. 新規明細ダイアログで、タイプ（在庫部品、非在庫部品、サービス、その他の請求、割引または売上税項目）を選択します。
4. 品目名/番号およびその他の必要な情報を入力します。
5. OKをクリックします。

税金を設定する

QBDで設定された税金は、DecoNetworkストアで使用されている税率と同じロケールで実行される税率と一致する必要があります。

税金を設定するには

1. メインメニューから、Lists> Item Listを選択します。
2. アイテムリストダイアログで、Item> Newを選択します。
3. 「新規アイテム」ダイアログで、「タイプ」リストから「Sales Tax Item」を選択します。
4. 売上税名、説明および税率を入力します。
5. オプションで、バーコード番号を入力し、関連する場合は税務機関を指定します。
6. OKをクリックします。

お支払い方法の設定

DecoNetworkで設定された支払方法は、QBDに対応する方法を持っていなければなりません。 アドミン> 設定> お支払い方法設定に移動して、デコネットワークでお支払い方法を確認します。

支払方法を登録する

1. メインメニューから、Lists> Customer＆Vendor Profile Lists> Payment Method Listの順に選択します。
2. 支払方法リストダイアログから、支払方法>新規を選択します。
3. 新しい支払方法ダイアログで、支払方法の名前を入力します。
4. 支払いタイプを選択します。
5. OKをクリックします。

支払条件を設定する

QBDで設定されている支払い条件が、アドミン> 設定> 顧客設定> 口座取引明細でDecoNetworkの支払い条件と一致することを確認します

DecoNetworkで条件ページが変更されていない場合は、QBDに現金払いを追加する必要があります。 あなたの最小生産時間に等しい期間をQBDの期限として追加してください。

支払期間を設定するには

1. メインメニューから、[Lists]> [Customer＆Vendor Profile Lists]> [Terms List]を選択します。
2. 「用語リスト」ダイアログで、Terms>Newを選択します。
3. New Termsダイアログで、Termsの名前を入力します。
4. 用語の設定を構成します。
5. OKをクリックします。

仕入先を設定する

QBDで定義されたベンダーが、アドミン> 商品設定> 仕入れ先管理設定で、DecoNetworkのベンダーと一致していることを確認します。

仕入先を定義する

1. メインメニューから、[ベンダー]> [ベンダーセンター]を選択します。
2. [Vendor Center]メニューから、[New Vendor ...]> [New Vendor]を選択します。
3. ベンダーの詳細を入力します。
4. OKをクリックします。

DecoNetworkでの統合オプションの設定

DecoNetworkの設定可能な項目については、ほとんどの場合に使用されるオプションに関する考慮事項とアドバイスとともに以下に簡単に説明します。 前のセクションで説明した構成項目のいずれかにQBDを変更するたびに、リストの更新を押して構成情報をプルダウンすることを忘れないでください。

1. アドミン> レポート> 会計ソフトウェア統合で、設定をクリックします。
2. リストの更新をクリックします。
   
   
3. マッピングを設定する：
   

   注文/請求書オプション

   • 保留中のアイテムの自動再計算 - 「今すぐ同期」コマンドを適用するたびに、DecoNetworkで同期が必要なアイテムを再計算するかどうかを選択します。
     
     • 「はい」を選択すると、DecoNetworkは同期が必要なアイテムを自動的に計算して同期させます。
     • 「いいえ」を選択した場合は、新しい保留中のアイテムを同期させる前に、まず同期キューを表示してキューを手動で更新する必要があります。

     通常、QBD変更の影響を受ける項目を手動で再計算しない場合は、「はい」を選択します。

   • 前の注文を除外 - DecoNetworkからのトランザクションは、この日付以前に発生した場合には同期されません。 すべての注文を含める場合は、空白のままにします。 ただし、どのシステムが注文を処理しているかの切り分けがある場合は、その日付を除外日付として使用することを検討することができます。 通常、すべての注文を含めるために空白にします。
   • テストオーダーを含める - サイトがテストモードの間にテストオーダーをQBDに送信するかどうかを選択します。
     
     • 「はい」を選択すると、ライブに行く前に同期をテストできます。
     • 「いいえ」を選択すると、ライブになるまでデータはQBDに送信されません。

     あなたのサイトからの注文を生きていないかテスト中にQBDに送ることを望まない限り、通常はNoに設定されます。

   • テストモード - 「はい」に設定されている間、DecoNetworkは一度に1注文と1発注をQBDに送信します。 トランザクションが正しく処理されていればうれしいですが、QBDがDecoNetworkによってライブ更新されるように 'いいえ'に設定してください。 この設定をYesに設定し、システムに自信があるときはいいえに変更します。
   • QuickBooks Version - 使用しているQuickBooks Desktopのバージョンを選択します。
   • 売掛金 - 売上/請求書から収入を得るために使用される収入勘定を選択します。
   • 別の口座に入金する - デフォルト設定の「いいえ」では、DecoNetworkが受領したすべての資金がUndeposited Fundsという単一の口座に入金されます。 これを「はい」に変更すると、会計の要件に適した各支払いタイプの資金を受け取るための勘定の定義が必要になります。
   • 税法 - 税額をQBDに移転する際には、注文に対して税金を割り当てるか、または各税金を明細として追加することができます。 注文に対して税金を割り当てる場合、計算された税金はQBDとデコンボリューションの間で異なるため、「税調整」の広告申込情報を追加する必要があります。 また、すべての税金の組み合わせを処理する税グループを定義する必要があります。
   • 税込みコード - 税金が適用される場合に使用するQBD「Tax Included」税コードです。
   • 免税コード - 税金が適用されない場合に使用するQBDの「Tax Exempt」税コードです。
   • クイックブッククラス - すべてのDecoNetworkオーダーを保存するQBDクラスがある場合は、ここで選択します。 これは、DecoNetworkの注文をより簡単に報告および追跡するために使用できます。
   • 顧客同期 - 顧客の同期オプションを選択します。
     
     • すべてのアカウント保有者のQuickbooks顧客アカウントを作成しますが、他のすべてのインターネット注文に同じQuickbooks顧客を使用します：DecoNetworkでアカウント所有者である顧客ごとに顧客アカウントを自動的に作成し、 アカウント保有者ではない顧客の注文を記録する。
     • すべての注文のQuickbooks顧客アカウントを作成する：DecoNetworkですべての注文の顧客アカウントを自動的に作成する場合は、このオプションを選択します
     • すべての注文に対して同じQuickbooksの顧客を使用します: 単一の顧客アカウントを使用してすべての顧客の注文を記録する場合は、このオプションを選択します

     QBDの顧客口座をすべての注文に使用するデフォルトのオプションが最も詳細です。 すべての注文またはインターネット注文のために単一の顧客口座を使用する他の選択肢は両方ともQBD口座の数を減らすが、詳細を犠牲にする。 通常、これはすべてのオーダーの顧客アカウントを作成するように設定されています。

   • 単一の顧客 - 顧客同期オプションの場合、すべての注文またはアカウント保有者でない顧客（オプション3またはオプション1）に対して同じ顧客アカウントを使用することを選択すると、この汎用顧客が同期に使用されます。
   • 顧客名 - QBDで口座を表示するときに、人名または会社名を表示するように設定します。
   • 顧客名フォーマット - QBDファイルに顧客名を保存する方法を選択します。
   • 同じアイテムを使用しますか？ - DecoNetworkで注文したすべての広告申込情報を同じアイテムで記録するかどうかを選択します。
     
     • 「はい」を選択すると、DecoNetworkはすべてのオーダー明細をQBD内の1つの明細に同期します（つまり、QBDの各注文行で同じ商品を使用します）。
     • 「いいえ」を選択すると、DecoNetworkはすべての受注明細をQBDに別々の商品として記録します（つまり、DecoNetworkからの注文ごとに商品の詳細をインポートします）。

     これは通常Noに設定されているので、DecoNetwork項目はQBDにインポートされます。

   • アイテムアカウント - 同じアイテムを使用するために[いいえ]を選択した場合、DecoNetworkは（空の）すべての商品をQBDで選択したアイテムアカウントにインポートします。 ドロップダウンリストからアイテムアカウントを選択します。
   • 商品経費勘定 - 同じ商品を使用するために[いいえ]を選択した場合は、再販売する空白商品の購入に必要な経費勘定を選択する必要があります。 経費勘定は購入時に使用されます。
   • 購買発注の同期 - 有効にすると、購買発注がQBDに送信されます。 DecoNetworkで購買発注が使用されている場合は、[はい]に設定します。
   • 購買発注勘定 - 「購買発注の同期」が「はい」に設定されている場合、このフィールドはQBDで発注を行う勘定を定義するために使用されます。 この勘定はQBDの勘定コード表（通常は「商品原価」など）に由来します。

   広告申込情報のマッピングの注文

   販売に関する追加費用（貨物、アートワーク、およびデジタイズ料など）をQBDで個別に設定することを選択した場合は、ここで設定します。 ドロップダウンリストから各料金のQBDで指定したアカウントを選択します。 ドロップダウンリストが空または不完全な場合は、QBDでこれらのアカウントを作成し、DecoNetworkでリストを更新するをクリックしてください。

   配送方法

   DecoNetworkで使用する各サプライヤのQBDで設定した対応する出荷方法を選択します。

   税金

   サポートするさまざまな税金には、QBDで設定された対応する勘定が必要です。 ここでドロップダウンボックスから選択してください。

   お支払い方法

   サポートするさまざまな支払方法には、QBDで設定された対応する勘定が必要です。 ここでドロップダウンボックスから選択してください。

   お支払い方法預金口座

   ドロップダウンボックスから各支払い方法に入金する勘定を選択します。 これは、「Undeposited Funds」やその他の現在の資産などのアカウントである必要があります。

   支払い条件

   QBDで設定した新しい取引とそれに対応する追加条件にデフォルトの条件を設定します。 DecoNetworkが既に設定した支払い条件に一致する必要があります。

   ベンダー

   DecoNetworkで使用する各サプライヤのQBDで設定した対応するベンダーアカウントを選択します。

4. [保存]をクリックします。

構成の完了とテスト

最後のステップは、構成が正しいことと、QBDがDecoNetworkから予期された方法でデータを受信していることを確認することです。 最初はこれはテストモードで、1回の注文、注文書、支払いのみがすべてのプッシュと同期されます。 システムが正常に動作していることを確認したら、DecoNetworkをライブモードにします。

1. 「選択項目の更新」をクリックして、WebConnectorツールをロードして同期を開始します。
2. 同期が完了したら、[QBD統合]ページで[View Sync]> [View Sync History]を押してステータスを確認します。
   
   

   これは、発生した同期の概要を示しています。 View Logを押して詳細を表示します。 すべてのエラーが明らかになります。これを修正する必要があります。

3. エラーが修正されたら、WebConnectorツールを使用して別の同期を実行します。
   

   DecoNetworkはエラーが発生したトランザクションの同期を再試行します。 後続の同期後にエラーが再現されない場合は、原因となった条件が修正されたかどうかがわかります。

   トランザクションが同期されず、原因が解決できない場合は、トランザクションを手動でQBDに追加する必要があります。 修正できないエラーで同期を試みると、トランザクションが停止するはずです。 View Sync> View Sync Queueに移動して、同期しないトランザクションを無効にします。

4. これ以上のエラーが表示されなくなるまで、このプロセスを繰り返します。
5. テストが完了したら、テストモードから統合を取ります。

統合テストモードを解除する

1. [構成]をクリックします。
2. テストモードをNoに設定します。
   
   
3. [保存]をクリックします。
4. WebConnectorツールをロードし、同期を実行します。